1. 導入前の課題
届き方が毎回ちがう
メール・電話・紙。同じ依頼でも探し方が違う。
項目が抜ける
口頭やチャット1行だと、あとから確認の電話が増える。
誰が受けたか残らない
休みの日に、同じ話がまた始まる。
2. 受付・通知自動化の仕組み
1
フォーム
依頼の種類ごとに項目を決める
2
表
回答が1行ずつ自動で溜まる
3
GAS
新しい行だけを見る
4
通知
担当のチャットへ短く届ける
マイナンバーなど機微な項目は、フォームに載せないか共有範囲を狭く。
3. 運用定着のポイント
種類を絞る
入社・扶養変更・給与提出など、毎月来るものから。
必須は最小
項目が多いと現場が使わない。
表が記録になる
いつ・誰から・何の依頼か、あとから見える。
他の仕組みとの違い
| この事例 | 依頼を同じ形で受け取る |
|---|---|
| 期限リマインドコラム | 届出・更新日を表から前日通知 |
| カレンダー通知コラム | カレンダー予定の前日をチャットへ |
まとめ
入力フォームの標準化で情報不足や手戻りを防ぐ
最初は種類を絞る
届いたら表＋通知
Workspaceの延長で始められる
Googleフォームを活用した依頼受付の一元化について、お気軽にご相談ください
いまの依頼の届き方を伺い、フォームで一元化できる範囲をご案内します。