1. 導入前の課題
日付が頭に残る
算定・月変・更新。覚えていても、繁忙期に抜ける。
付箋が散らばる
人によって管理方法や保管場所が異なり、休暇時の引き継ぎが滞る。
通知が多すぎる
全部を鳴らすと、また見なくなる。
2. 自動リマインドの仕組み
表
届出名・顧問先・期限だけを1行に
GAS
毎日、期限が近い行だけ見る
前日
明日が期限の行だけを拾う
通知
担当のチャットへ短く届ける
※ 日常の全タスクではなく、法定届出日や更新期限など厳格な期日管理が必要な項目に絞って運用します。
3. 運用定着のポイント
種類を絞る
算定・月変・更新・返戻など、逃すと困る日から。
通知は少なめ
前日1通・担当が決まっている行だけ。
済にしたら止める
終わった行は通知しない。表の状態を「済」に。
4. 表をつくる前に決めておくこと
1行に書くこと
届出の名前・顧問先・期限日・担当・状態（未・済）の5つで十分です。欄を増やしすぎると、入力が続かなくなります。
どの日付で知らせるか
法律で決まった期限日で知らせるのか、事務所で決めた提出予定日で知らせるのかを決めます。前日の通知では準備が間に合わない届出は、提出予定日を早めに置きます。
担当が不在のとき
担当が決まっていない行や、担当が休暇中の行を、誰に知らせるかを決めておきます。事務所の共有のチャットにも届けるかを決めておくと、引き継ぎの漏れを防げます。
仕組みそのものは、スプレッドシートと GAS で作れます。大切なのは、表に何を残し、誰に知らせるかを先に決めておくことです。
5. つまずきやすいところ
毎年くり返す期限
算定や更新のように毎年くり返す期限は、翌年の行を作り忘れがちです。「済」にしたときに翌年の行を用意するなど、くり返しの扱いを決めておきます。
土日・祝日にあたる期限
前日が休日だと、通知を見ないまま期限を迎えることがあります。休日の前の営業日に知らせるかどうかを決めておきます。
同じ届出の二重登録
複数の人が同じ届出を別々に入力すると、行が重なります。入力する人を決めるか、顧問先と届出名で重なりを見つけられるようにしておきます。
「済」の付け忘れ
済にし忘れると、終わった届出の通知が続きます。週に一度、表を見直す時間を決めておくと、表と実際のずれを早く直せます。
期限が重なる日
月末などは期限が重なり、通知の数が増えます。通知を1通にまとめるかどうかを決めておくと、読み飛ばしを防げます。
期限の表は、作った直後よりも、使い続けるうちに崩れやすくなります。先に扱いを決めておきたい点を挙げます。
6. よくあるご質問
専用のソフトは必要ですか
必要ありません。いまお使いの Google Workspace のスプレッドシートとチャットの延長で作ります。
どの期限から入れればよいですか
算定・月変・更新・返戻など、逃すと困る日から始めるのがおすすめです。慣れてから、ほかの期限を足していきます。
やること全体も管理できますか
この仕組みは、期限の近い届出を知らせることに絞っています。やること全体を表で回す方法は、タスク管理のコラムをご覧ください。
顧問先の情報と一緒に管理したいときは
顧問先・入退社の案件・届出期限を1つの台帳にまとめたい場合は、kintone で作る方法もあります。
他の仕組みとの違い
| この事例 | 届出・更新日だけを前日に知らせる |
|---|---|
| タスク管理コラム | やることを表で回し、期限も広く見る |
| カレンダー通知コラム | カレンダーの予定の前日をチャットへ |
まとめ
届出日は頭より表のほうが抜けにくい
通知は「近い行だけ」
タスク全体とは分けてよい
Workspaceの延長で始められる
届出・更新期限の自動リマインド通知について、お気軽にご相談ください
いま管理している期限の一覧を伺い、自動通知できる範囲をご案内します。