1. 現場で発生していた課題
入社手続き、届出の更新、顧問先からの依頼。やることは分かっているのに、「誰が・いつまで」が表に残っていないことがあります。
カレンダーに書いた人、チャットに投げた人、頭で覚えている人。休暇や繁忙期に、同じ漏れが繰り返されます。高額なタスク管理ツールを入れても、入力が続かなければ同じです。
2. 仕組みの流れ
一例は Google スプレッドシート × GAS × チャット通知。新しいシステムを増やさず、いまの Google Workspace の延長で始めやすい構成です。
人が行うのは「行を足す」と「済にする」だけです。思い出させる役は、仕組みに任せます。
3. 導入して分かったこと
最初から全業務を入れないほうが続きます。まずは「期日厳守が求められる業務」（届出の法定更新期日、有休年5日取得の確認、顧問先への返答期限など）に絞ってスモールスタートすることを推奨します。
通知が多すぎると、また見なくなります。前日1通・当日1通、担当が決まっている行だけ、が現場では続きやすいです。
表が残るので、「先月何が遅れたか」も後から確認できます。次の改善の材料になります。
4. 新しいシステムを増やさない
専用のプロジェクト管理ツールが必要な現場もあります。人数が少なく、やることは毎月似ているなら、シート1枚とGASで足りることが多いです。
Yoom でフロー化できる範囲はそちらでも構いません。毎日の期限監視のように「表を見て通知する」だけなら、GASのほうが単純で保守しやすいことがあります。
まとめ
期限と担当は、頭と口頭より、1枚の表のほうが漏れにくい
通知は全部ではなく、期限が近い行だけに絞る
いまの Google Workspace の延長で始められる
Yoom と使い分けてよい。表の監視は GAS が向くことが多い
Voice
期限はカレンダー、担当は口頭でした。「全部入れましょう」と言われなかったのが良かったです。逃すと困るものだけ表にして、前日に通知が来る。それで足りました。
スプレッドシートとGASによるタスク管理の自動化について、お気軽にご相談ください
いまお使いの表や通知の運用を伺い、自動化できる範囲をご案内します。