メール添付ファイルをGASで
顧問先フォルダへ自動整理した事例

1. 現場で発生していた課題

顧問先からの届書、取引先の請求書、現場からの報告書。PDFは届いているのに、保存先が人によって違います。デスクトップ、ダウンロードフォルダ、共有ドライブの奥に散在します。

探す人は「あのメールは誰宛てだったか」から始まります。休暇や繁忙期に、同じ探し物が繰り返されます。高額な文書管理を入れても、メールからの取り込みが手作業のままなら同じです。

2. 仕組みの流れ

一例は Gmail × Googleドライブ × GAS。新しいシステムを増やさず、いまの Google Workspace の延長で始めやすい構成です。マイナンバーなど機微な書類は、共有範囲の狭いフォルダに限定します。

人が行うのは「条件の見直し」と「フォルダ名を最初に決める」だけです。毎回の保存作業は、仕組みに任せます。

3. 導入して分かったこと

最初から全メールを対象にしないほうが安全です。まず「毎回同じ場所に置きたい種類」だけ（請求書、届書の控え、月末の報告書）からで十分です。

フォルダ構成を先に決めます。保存先がバラバラなまま自動化すると、探し物がフォルダ側に移るだけになります。

ファイル名を揃えると、あとから「いつ・誰から」で探せます。件名のまま保存すると、また迷いやすいです。

4. 新しいシステムを増やさない

本格的な文書管理が必要な現場もあります。人数が少なく、届く種類が毎月似ているなら、Gmail とドライブと GAS で足りることが多いです。

Yoom で「メール到着→保存」と組める範囲もあります。条件が単純で毎日同じなら、GAS のほうが中身が見えやすく、保守しやすいことがあります。

タスクの期限通知（別コラム）とは役割が違います。あちらは「いつまでにやるか」。こちらは「届いたファイルを、決めた場所へ置く」です。