顧問先フォルダの階層設計
契約・資格・算定・年度更新・規程など、顧問先フォルダの標準の構成と運用ルールを定めます。
Problems
事務所で、毎年同じことが起きていませんか
届出の繁忙期に備え、個人情報を安全に共有できる環境を整えます。
算定基礎届の進捗が属人化：集計の状況が、担当者のPCの中にしかありません。
年度更新の書類の回収状況が不明：賃金総額の資料が、紙や個人のPCに散在しています。
返戻通知の見落とし：年金事務所からの通知が、担当者の個人メールに埋もれます。
マイナンバーがメールに残る：添付のまま残り、誤送信や転送のおそれがあります。
Security
特定個人情報と機密データを守る安全設計
マイナンバー・賃金台帳・傷病や懲戒の記録が漏れる主な原因は、外部からの攻撃よりも、メールの誤送信や退職者の手元に残るデータです。そのため、次の4点を標準で設定します。
2段階認証の必須化
すべてのアカウントで2段階認証を必須にします。
共有ドライブへの移行
個人のドライブから、事務所共通の共有ドライブへ移します。
外部共有リンクの制限
外部共有のリンクに、有効期限とダウンロードの制限を設けます。
退職時の手順の策定
アカウントの即時停止とメール転送の手順を、あらかじめ定めます。
Use cases
社労士事務所での4つの使い方
顧問先とのやり取り、受信メール、打合せ、届出期限の管理を、事務所の Google Workspace にまとめます。
Chat
顧問先とのやり取りを事務所に集める
いまLINE や個人メールでやり取りし、担当者が替わると経緯をたどれない。
こう変わる顧問先ごとの Chat スペースに集め、履歴を事務所に残す。ファイルは Drive で共有する。
Gmail
受信メールと添付ファイルを安全に集約
いま賃金データやマイナンバーの添付が、個人の受信箱やダウンロードフォルダに残る。
こう変わる事務所ドメインの Gmail で受信し、添付は Drive の顧問先フォルダへ自動で保存する。
Meet
打合せの議事録を自動で残す
いまZoom を別に契約し、録画や議事録が個人のPCに残る。
こう変わるMeet に一本化し、要約付きの議事録を Google ドキュメントに残す（Business Standard 以上）。
カレンダー
届出の期限を所内で共有する
いまExcel の期限表を各自が更新し、見落としが起きる。
こう変わる共有カレンダーに期限を入れ、近づくと Chat やメールで知らせる。
届出業務ごとの使い方（6つ）を見る
算定（7月）
報酬月額の収集進捗
いま進捗が担当者の記憶や付箋にしか残っていない。まだ来ていない顧問先が見えない。
こう変わる顧問先×収集・点検・提出を1枚の表に。未着だけ色が残る。
月変・賞与届
随時の届出期限
いま昇給月を聞き逃し、提出が翌月にずれる。
こう変わる「月変候補」の共有カレンダー。担当が休みでも、隣が見られる。
返戻・補正
行政メールの見える化
いま返戻が担当のGmailに埋もれ、補正期限を所長が知らない。
こう変わる行政ラベルと共有メール。届いたらChatか表に1行残す。
36協定・就業規則
届出控えの保管・共有環境
いま控えが担当PCの「ダウンロード」フォルダ。労働基準監督署に出す前に、最新版が分からない。
こう変わる顧問先／規程／届出日の階層。コメントで「この版で出した」が残る。
資格取得・喪失
添付の寿命を短くする
いま年金番号・マイナンバー付きPDFが、メールの履歴に残り続ける。
こう変わる共有ドライブの「取得」フォルダへ移し、メール側は残さない運用にする。
電子申請ID
IDを人に紐づけない
いまe-Govの通知が個人アドレスに届き、担当が辞めるとログインできない。
こう変わる事務所の共有メールへ寄せ、パスワードは人ではなく事務所で持つ。
First 2 weeks
最初の2週間で、先に決めること
行政メールの共通受信体制
年金事務所・労働局・ハローワークからの通知を、事務所の代表アドレスで受け取る体制を整えます。
退職時のセキュリティ手順の策定
アカウントの停止、メール転送、共有ドライブの権限の引き継ぎを、あらかじめ手順として定めます。
Price
料金のめやす
1〜数名の社労士事務所向けに、入口を1万円からにしています。算定の表や期限通知は、土台のあとで足せます。
| メニュー | 料金 | 内容 |
|---|---|---|
| ライト導入 | 1万円〜 | ドメインの接続とメールの設定、ユーザーの作成（目安5名まで）、2段階認証の必須化、基本的な権限設定 |
| スタンダード導入 | 個別見積 | ライト導入の内容に加え、共有ドライブのひな型とフォルダ・権限のルール案、スタッフ向けの簡易レクチャー |
| 月額保守 | 3,000円〜／月 | 設定変更・権限追加の代行、軽微なトラブル対応、チャット・メールでのご相談 |
| GAS・連携開発 | 個別見積 | 期日のリマインド、帳票・一覧の自動作成、フォーム受付と通知など。ご相談・初回診断は無料です |
※ Google Workspace 本体のライセンス料（Google への月額）は別途です。共有ドライブを本格的に運用する場合は Business Standard をおすすめします。
※ 表示は入口の目安です。メールの全件移行、多数のユーザー、常駐のヘルプデスクは含みません（必要な場合は個別にお見積りします）。
Flow
ご依頼から運用まで
オンラインヒアリングから運用開始まで、段階的に進めてまいります。
1
ヒアリング
現在の業務運用や課題を丁寧に伺います
2
環境設計・初期設定
ドメイン設定や共有ドライブなど安全な運用環境を構築します
3
操作レクチャー
現場スタッフが迷わず使えるよう操作方法を確認します
4
継続保守・自動化
運用定着の支援や、必要に応じた業務自動化へ拡張します
FAQ
社労士の方から、実際に聞かれること
社労士事務所に Google Workspace を導入できますか？
できます。届出期限と機微な情報の扱い方から設計します。電子申請ソフトの代わりではなく、進捗・控え・権限を事務所で共有する土台です。
顧問先と Google Chat でやり取りできますか？
できます。顧問先担当を外部ユーザーとしてスペースに招待します。LINE や個人メールに残さない運用へ移行する際は、どの顧問先から始めるかを一緒に決めます。機密ファイルは Drive の共有リンクと組み合わせるのが安全です。
Zoom をやめて Meet に寄せられますか？
Meet の自動議事録・要約は Business Standard 以上で使えます。Zoom だけのために月額を払っている場合、Workspace に含まれる Meet へ一本化できることが多いです。プランと管理者設定は導入前に確認します。
e-Gov や届出ソフトの代わりになりますか？
届出ソフト等の代替ではありません。電子申請システムは現行のままご利用いただき、本サービスでは届出期日の管理、控え書類の保管、アクセス権限の設計といった情報共有基盤を整備します。
顧問先の給与ソフトがバラバラでも大丈夫ですか？
大丈夫です。Workspace は給与計算をしません。受領したデータや書類の安全な保管と進捗管理を一元化します。データ変換や自動取り込みが必要な場合は、運用状況に合わせて柔軟に対応いたします。
マイナンバーをDriveに置いてよいですか？
適切なセキュリティ設定を行うことで安全に管理可能です。閲覧権限を特定の担当者に限定し、ダウンロードや外部共有を制限する設定を施します。なお、紙面での厳重保管を希望される顧問先様については、既存の運用を尊重いたします。
顧問先と期限の台帳は、Workspace で足りますか？
ファイルの保管とアクセス権限の管理は Workspace で行います。案件と期限を1つの台帳に残したいときは 社労士事務所向け kintone構築 を見てください。届出ソフトの代わりにはなりません。
Next
関連サービス
業務基盤の整備にあわせて、自動化や台帳管理の導入もご検討いただけます。
Other
その他の業種向けプラン
業種ごとの実務要件に合わせた導入支援プランをご用意しております。
算定・月変の繁忙期を迎える前に、安全な共有基盤を整えませんか
現在お使いの電子申請・手続きソフトはそのままに、進捗管理や書類共有の環境をスムーズに移行できます。
受付：info@bizport.cloud