1. 年末調整の書類で、手間がかかるところ
紙の申告書が束で届く
手書きの扶養控除等申告書・保険料控除申告書と、保険会社から届く控除証明書がまとめて届きます。1枚ずつ見ながら、給与ソフトに入力しています。
保険料の欄が細かい
生命・介護医療・個人年金・地震保険料を、保険会社名・新旧の区分・金額まで契約ごとに拾います。入力したあとの見直しにも時間がかかります。
給与ソフトが顧問先ごとに違う
給与ソフトに付いた読み取り機能は、そのソフトを使うことが前提です。顧問先ごとにソフトが違うと、やり方も顧問先の数だけ覚えることになります。
2. AI-OCRで読み取れる書類と項目
扶養控除等申告書
配偶者・扶養親族・16歳未満の扶養親族の氏名・続柄・生年月日などを読み取ります。
保険料控除申告書
生命・介護医療・個人年金・地震保険料の欄を、契約ごとに読み取ります。保険会社名は公的な一覧と照らし合わせます。
控除証明書
保険会社から届く、印字された生命保険料・地震保険料の控除証明書を読み取ります。
※ マイナンバー（個人番号）の欄は読み取らず、保存もしません。CSVにも含めません。
3. 読み取りからCSVまでの流れ
スキャン・撮影
PDFでも、スマホで撮った写真でもかまいません。何人分かをまとめてスキャンしたPDFでも使えます。
AIが読み取る
1人分ずつに振り分けて読み取ります。裏面の説明ページは読み取りの対象から外します。
人が確認する
AIは同じ書類を2回読み取って、結果を照らし合わせます。結果が違った箇所など、確かめが必要なところだけが目立って表示されます。確認が済むまでCSVは出ません。
CSVで取り込む
お使いの給与ソフトの取込形式に合わせたCSVを出し、給与ソフトに取り込みます。
AI-OCRは読み取りの精度で比べられがちですが、年末調整で手戻りが起きやすいのは「読み取ったあと」です。次の4つを先に決めておくと、書類が届いてから慌てずに済みます。
4. 始める前に決めておくこと
給与ソフトの取込形式を先に確かめる
給与ソフトごとに、取り込めるCSVの項目や並び順は違います。お使いの給与ソフトの名前と取込の手順を先に確かめ、その形に合わせてCSVを出すようにします。給与ソフトを乗り換える必要はありません。
書類の集め方を決める
紙をまとめてスキャンするのか、スマホで撮るのか。何人分かをまとめた1つのPDFでも、1人分ずつに振り分けて読み取れます。集め方を先に決めておくと、取りこぼしに気づきやすくなります。
誰が確認するかを決める
AI-OCRは全部を自動にするものではありません。確かめが必要な箇所が目立って表示されるので、そこを紙と見比べて確認する担当を決めておきます。確認が済むまでCSVは出ないので、確かめていないデータが給与ソフトに入ることはありません。
個人情報の扱いを確かめる
マイナンバーの欄は読み取らず、保存もしません。読み取った画像と結果は、保管期限が過ぎると自動で削除されます。社内や顧問先への説明に使えるよう、扱いを先に確かめておきます。
5. つまずきやすいところ
手書きの読みにくい字
手書きの申告書にも対応していますが、読み取りがあいまいな箇所は「確認が必要」と表示されます。紙と見比べて直してから進めます。
申告書と証明書の金額が違う
申告書の金額と控除証明書の金額が一致しないときは「念のため確認」と表示されます。CSVには申告書の金額を出力するので、違いの理由を確かめてから進めます。
裏面や説明のページが混ざる
まとめてスキャンすると、裏面の説明ページも一緒に入ります。説明ページは読み取りの対象から外すので、抜き取ってからスキャンする必要はありません。
最初から全員分を一度に進めてしまう
初めての年は、まず数人分で読み取りと確認の流れを試し、給与ソフトへの取り込みまで通してから、残りに広げると安心です。
6. よくあるご質問
どの給与ソフトで使えますか
メーカーを問わず、CSVの取込に対応した給与ソフトであれば、その取込形式に合わせてCSVを作成できます。
顧問先ごとに給与ソフトが違っても使えますか
はい。読み取りと確認の手順は1つのまま、出力するCSVの形式だけを顧問先ごとに切り替えられます。
まず試してみることはできますか
登録なしで、10ページまでの書類を1回読み取れます。メールアドレスを登録すると、あと5回、無料でお試しいただけます。
料金はいくらですか
年末調整1回分で、1名あたり500円（税別）です。最低20名から（20名で10,000円・税別）ご利用いただけます。
他の仕組みとの違い
| この記事 | 年末調整書類をAI-OCRでデータ化する進め方 |
|---|---|
| 専用ページ | 料金・試し方・お申し込み |
| 使い方 | 画面の印の意味と直し方・CSVの出し方 |
| 注文書OCR | 届いた注文書を販売管理の取込形式に |
まとめ
給与ソフトの取込形式を先に確かめる
書類の集め方と、確認する人を決めておく
マイナンバーは読まない・残さない
まず数人分で通してから広げる
年末調整書類のAI-OCRについて、お気軽にご相談ください
お使いの給与ソフトと書類の枚数を伺い、進め方をご案内します。登録なしで、10ページまでの書類を1回読み取ってお試しいただけます。