1. 導入前の課題
様式が会社ごとに違う
届く注文書は、取引先の数だけ形が違う。同じ項目でも、場所が毎回ちがう。
見ながら打ち直す
販売管理やExcelへ、品名・数量・金額を手で入れる。打ち間違いのあとが、謝罪になる。
読んだあとが残る
OCRで終わっても、奉行・PCAへもう一度入れるなら、手間は半分しか減らない。
2. 注文書OCR連携の仕組み
1
届く
FAX・メール添付・スキャンを、いつもどおり受け取る。
2
OCRが読む
発注元・品名・数量・金額・納期を抜き出す。自信のない所は赤く残す。
3
人が確認
全部自動にはしない。確認してOKを押す。
4
販売管理へ
奉行・PCA・今の販売管理が受け取れるCSVやシートに揃える。品番の読み替えが要るときは、その表だけ先に決める。
※ 人による最終確認を挟む運用設計により、誤入力リスクを防止します。配送番号の管理など付随業務の連携も柔軟に対応可能です。
3. 導入・運用のポイント
渡す先を先に決める
何を読むかより、奉行・PCAのどの項目へ渡すか。ここが決まると、比較サイトを読んでも迷わない。
最初は数枚
お手元の帳票で読み取りを試す。全部の取引先を一度にやらない。
請求書の事例とは分ける
読み取りから請求書を整える事例は、別コラム。こちらは販売管理への入り口。
他の仕組みとの違い
| この事例 | 注文書OCR。奉行・PCAの取込形に揃える |
|---|---|
| 専用ページ | 料金・無料テスト・配送まで |
| 発注書→請求書 | 読み取りから請求書を整える |
| FAX仕分け | 届いたFAXを振り分ける |
まとめ
製品比較ではなく、打ち直しをやめること
読むだけでなく、渡す形まで揃える
最後は人が確認する
請求書の整形とは役割が違う
注文書OCRと販売管理システムへのデータ取込について、お気軽にご相談ください
実際の帳票サンプルを用いた無料の読取診断を実施しております。OCR製品の比較ではなく、奉行・PCAへ渡せる形式かどうかを確認します。