1. 現場で起きていたこと
FAXの到着後、スタッフが紙を取りに行き、宛先を確認し、基幹システムで対象者を探してスキャン・添付する——という手順が続いていました。
1枚あたりおおよそ3分、1日30枚なら約90分です。特別な作業ではなく、毎日の定常業務として積み上がっていました。
2. 仕組みにした流れ
1
FAX（PDF）の到着を自動で検知する
2
AIが中身を読み、対象者名・書類の種類を判別する
3
1通に複数名が混ざっていれば分割する
4
名簿と照合して、担当へ通知する
※ 事例の特性上、企業名および接続情報は一般化して記載しております。
人がやっていた「見て、探して、仕分けて、渡す」を、次の流れに置き換えました。
3. 数字で見た変化
処理時間はおおよそ99%削減しました。広告DMなどはスキップし、必要な通知だけが届くようにしています。
翌日まで気づかない放置も、即時通知によって減らせます。
4. 現場がやらなくてよいこと
スタッフ側の操作は増やしません。FAXが届いたら通知が来る状態をゴールにしています。
特別な高額サーバーを前提にせず、いまの受信環境とPCを活かす設計です。電子カルテや名簿システムの違いにも、連携設定の調整により柔軟に対応可能です。
まとめ
毎日の仕分けは、仕組みに落とせる
1枚3分 → 約4秒、1日90分 → ほぼゼロという変化が見込める
混在PDFの分割など、人が見落としやすい箇所まで含めて設計する
現場操作を増やさないことが定着の条件になる