1. 現場で起きていたこと
FAXの到着後、スタッフが紙を取りに行き、宛先を確認し、基幹システムで対象者を探してスキャン・添付する——という手順が続いていました。
1枚あたりおおよそ3分。ある拠点では、届くFAXとスキャンが平日1日およそ100件あり、それだけで約5時間分になります。特別な作業ではなく、毎日の定常業務として積み上がっていました。
2. 仕組みにした流れ
※ 事例の特性上、企業名および接続情報は一般化して記載しております。
人がやっていた「見て、探して、仕分けて、渡す」を、次の流れに置き換えました。
3. 数字で見た変化
処理時間はおおよそ99%削減しました。広告DMなどはスキップし、必要な通知だけが届くようにしています。
翌日まで気づかない放置も、即時通知によって減らせます。
4. 現場がやらなくてよいこと
スタッフ側の操作は増やしません。FAXが届いたら通知が来る状態をゴールにしています。
特別な高額サーバーを前提にせず、いまの受信環境とPCを活かす設計です。名簿との照合や通知先の設定は、現場の運用に合わせて調整します。
5. 仕組みにする前に決めておくこと
誰に知らせるか
書類の種類や対象者ごとに、どの担当者のチャットに知らせるかを決めます。担当の一覧（名簿）を1つにまとめておくと、担当が入れ替わったときも一覧を直すだけで済みます。
どこに残すか
保存先のフォルダを、月ごと・書類の種類ごと・対象者ごとなど、あとで探すときの手がかりに合わせて分けます。紙の原本をいつまで、どこに保管するかも、あわせて決めておきます。
判別できなかったFAXの扱い
宛先が読み取れないものや、どの書類か分からないものは、担当者が確認する場所にまとめます。広告のFAXは、通知しない扱いにできます。
FAXを読み取る技術よりも先に、「誰に知らせて、どこに残すか」を決めておくことが大切です。ここが決まっていると、導入後に迷う場面が少なくなります。
6. つまずきやすいところ
1通に複数の人の書類
1回の送信に、何人分もの書類がまとめて入っていることがあります。人ごとに分けてから、それぞれの担当に知らせます。
手書き・かすれ
手書きの追記や、かすれて読みにくいFAXがあります。自信を持って判別できないものは、担当者の確認に回します。
名前の書き方の違い
同じ人でも、送り元によって漢字や書き方が違うことがあります。名簿と照らし合わせるときの決まりを、先に決めておきます。
夜間・休日に届くFAX
担当者がいない時間に届いたものを、いつ・どのように知らせるかを決めておくと、翌朝の見落としを防げます。
件数が多い日
ある拠点では、届くFAXとスキャンが平日1日およそ100件あります。1枚ずつ人が見ていた作業を仕組みにすると、件数が多い日ほど差が大きくなります。
届くFAXは、送り元ごとに書き方や状態が違います。仕組みにする前に、扱いを決めておきたい点を挙げます。
7. よくあるご質問
いま使っている複合機を買い替える必要がありますか
必要ありません。いまの複合機で受信したまま、仕分け・通知・保存の流れを足します。
病院以外でも使えますか
使えます。士業事務所の届出や、中小企業の注文書でも、受信・判別・通知・保存の流れは同じです。
どこまでが対象ですか
届いたFAXの判別、担当者へのチャット通知、指定したフォルダへの保存が対象です。基幹システムや電子カルテへの直結は含みません。流れの詳細は「FAX自動仕分け」のページをご覧ください。
仕分けたFAXは、どこに残りますか
指定した共有フォルダに、整理して保管します。紙のまま受付に溜めていた運用を、フォルダと通知に移すイメージです。
まとめ
毎日の仕分けは、仕組みに落とせる
1枚3分 → 約4秒、1日約5時間分の仕分け → ほぼゼロという変化が見込める
混在PDFの分割など、人が見落としやすい箇所まで含めて設計する
現場操作を増やさないことが定着の条件になる
FAXや紙書類の自動仕分けについて、お気軽にご相談ください
受信件数や保管ルールを伺い、自動化可能な範囲を診断いたします。