1. 導入前の課題
見比べて書き写す
KING OF TIME の画面と、提出用の勤務形態一覧表。人数が増えるほど、写し間違いが増える。
完成した表では分からない
未申請の残業が乗らないと、常勤換算が実態より少なく出る。見た目はきれいでも気づけない。
提出の直前まで拾えない
打刻漏れや、出退勤が同じ時刻。指導の前になってから見つかる。
2. 常勤換算自動化の仕組み
様式を選ぶ
提出先に合わせる。日別の書き方は、時間数のところとシフト記号のところがある。
日別データを取り込む
KING OF TIME の日別データ（CSV または Excel）を取り込む。列名が標準と違うときは、AI が列名と見本から、どの列が何かを見分ける。
点検を見る
このままでは出せない／確認が要る／参考、の印が付く。
常勤換算を確認
職種ごとの数字を見る。人は警告の確認と、事業所の設定合わせに集中する。
提出用の公式Excel形式での出力機能は順次対応予定です。まずは手作業の転記をなくし、提出可能な状態であるかを事前点検することに主眼を置いています。
3. 運用定着のポイント
計算解説とは別
「常勤換算の出し方」を知りたい人向けの記事は、すでに多い。こちらは転記作業の整理です。
様式は差し替える
自治体や制度で表の形が違う。一つのExcelを全国共通にはしない。
人は点検に残す
全部自動にはしない。警告を見て、出す／直すを人が決める。
4. 取り込む前に決めておくこと
時間の読み方（時分か、10進か）
KING OF TIME の表示設定によって、「7.55」が7時間55分にも、7.55時間にもなります。取り違えると1日で最大0.6時間、月の合計と常勤換算までずれます。最初に事業所の設定を確かめて、固定しておきます。
常勤が1月に働く時間
常勤換算の分母です。事業所ごとに違います（例：176時間）。就業規則の所定労働時間から決めておきます。
職種と勤務先の入れ方
職種は KING OF TIME の「その他従業員管理コード1」に、資格は「2」に入れておくと、そのまま職種ごとの集計になります。勤務先（出勤先所属）が「事業所×職種」で分かれているかも確かめます。空のままだと「未設定」にまとまります。
常勤換算そのものは、日別データがそろえば自動で出ます。手戻りが起きやすいのは、取り込む前の「読み方」と「分け方」です。
5. つまずきやすいところ
未申請の残業
残業の申請が未処理だと、その時間は集計に乗らず、常勤換算が実態より少なく出ます。打刻の時間と集計のずれを、取込のときに「確認」として出します。
出勤と退勤が同じ時刻・退勤の打刻なし
このままでは出せないので「止める」として出します。提出の前に、勤怠の側で直します。
雇用区分と実態の食い違い
常勤の区分なのに月の時間が少ない、パートの区分なのに常勤に近い時間、という食い違いがあります。制度上は雇用の形ではなく勤務時間で見るので、「確認」として出します。
複数の勤務先（兼務）
当月に複数の勤務先があれば兼務として扱い、他事業所の時間は分けて合計します。誤って兼務になることもあるので、結果を見直します。
有給・休暇の扱い
有給を勤務時間に含めるかは、自治体の運用で違います。提出先に確かめて、事業所の決まりにしておきます。
完成した表を見ても分からない漏れが、取込の時点では見えます。扱いを決めておきたい点を挙げます。
6. よくあるご質問
KING OF TIME 以外の勤怠でも使えますか
いまの入口は KING OF TIME の日別データです。ほかの勤怠システムは、出力の形を見てご相談します。CSV で出せる経路は残します。
取込画面で、勤怠データはどこに送られますか
無料体験の取込画面では、お使いの端末の中だけで計算し、サーバーには送りません。氏名は画面にも表示しません。列名が標準と違うときだけ、列名と見本3行（氏名は伏せ字）を AI に送って、どの列が何かを見分けます。
提出用の Excel は作れますか
無料体験の画面では作れません。提出用の様式への書き出しは、順次対応の予定です。
介護老人ホームでも使えますか
使えます。通所介護の標準様式だけでなく、施設の提出様式に合わせて差し替えます。まずは1枚資料からご覧ください。
他の仕組みとの違い
| この事例 | 常勤換算表の自動作成。手転記と提出前の漏れ |
|---|---|
| 専用ページ | 料金・取込案内・様式の一覧 |
| 取込画面（無料体験） | 様式を選んで CSV / Excel を取り込む。端末の中で計算 |
| 利用者さんのコラム | 利用・くすり・診察を一点に |
| 荷物チェックのコラム | 持ち物確認を写真1枚に |
まとめ
計算方法ではなく、転記をやめること
勤怠の日別データをマスターとして活用する
取込の時点で、出せるか見る
提出用Excelの書き出しは次の段階
KING OF TIME と連動した常勤換算表の自動作成について、お気軽にご相談ください
施設名や個人が特定されない形で、いまの KING OF TIME の運用から伺います。計算方法の解説ではなく、提出前の作業の整理です。