1. 導入前の課題
見比べて書き写す
KING OF TIME の画面と、提出用の勤務形態一覧表。人数が増えるほど、写し間違いが増える。
完成した表では分からない
未申請の残業が乗らないと、常勤換算が実態より少なく出る。見た目はきれいでも気づけない。
提出の直前まで拾えない
打刻漏れや、出退勤が同じ時刻。指導の前になってから見つかる。
2. 常勤換算自動化の仕組み
1
様式を選ぶ
提出先に合わせる。日別の書き方は、時間数のところとシフト記号のところがある。
2
日別データを取り込む
KING OF TIME の日別データ（CSV または Excel）を取り込む。列名が異なる場合でも自動マッピングして正確に計算します。
3
点検を見る
このままでは出せない／確認が要る／参考、の印が付く。
4
常勤換算を確認
職種ごとの数字を見る。人は警告の確認と、事業所の設定合わせに集中する。
提出用の公式Excel形式での出力機能は順次対応予定です。まずは手作業の転記をなくし、提出可能な状態であるかを事前点検することに主眼を置いています。
3. 運用定着のポイント
計算解説とは別
「常勤換算の出し方」を知りたい人向けの記事は、すでに多い。こちらは転記作業の整理です。
様式は差し替える
自治体や制度で表の形が違う。一つのExcelを全国共通にはしない。
人は点検に残す
全部自動にはしない。警告を見て、出す／直すを人が決める。
他の仕組みとの違い
| この事例 | 常勤換算表の自動作成。手転記と提出前の漏れ |
|---|---|
| 専用ページ | 料金・取込案内・様式の一覧 |
| 利用者さんのコラム | 利用・くすり・診察を一点に |
| 荷物チェックのコラム | 持ち物確認を写真1枚に |
まとめ
計算方法ではなく、転記をやめること
勤怠の日別データをマスターとして活用する
取込の時点で、出せるか見る
提出用Excelの書き出しは次の段階
KING OF TIME と連動した常勤換算表の自動作成について、お気軽にご相談ください
施設名や個人が特定されない形で、いまの KING OF TIME の運用から伺います。計算方法の解説ではなく、提出前の作業の整理です。